Les nouvelles obligations pour les copropriétés: mesures dérogatoires en vigueur suite à la situation sanitaire

L'article 13 de l'ordonnance n° 2020-595 du 20 mai 2020 est venue faciliter les possibilités d'organisation des assemblées générales à distance.

Quel est le nouveau principe ?

Le syndic peut prévoir que les copropriétaires ne participent pas à l'assemblée générale par présence physique. C'est le professionnel qui prend la décision et non l'assemblée générale.

Ces modalités sont dérogatoires à la loi de 1965.

Des règles dérogatoires applicables jusqu'à quand ?

Ces règles étaient applicables jusqu'au 31 janvier 2021 suite au premier confinement. L'ordonnance n° 2020-1400 du 18 novembre 2020 portant adaptation des règles applicables aux juridictions de l'ordre judiciaire statuant en matière non pénale et aux copropriétés permettait d'utiliser cette possibilité jusqu'au 1er avril 2021. Ce délai a été rallongé jusqu'au 1er juillet 2021 par l'ordonnance n° 2021-142 du 10 février 2021. La dernière prolongation a été fixée par la loi du 31 mai 2021 relative à la gestion de la sortie de la crise sanitaire. Les assemblées générales de copropriétaires peuvent se tenir à distance jusqu'au 30 septembre 2021.

Quelles sont les nouvelles modalités qui peuvent être décidées par le syndic ?

Dans ce cas, les copropriétaires participent à l'assemblée générale par visioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique permettant leur identification. Ils peuvent également voter par correspondance, avant la tenue de l'assemblée générale.

Lorsque le recours à la visioconférence ou à tout autre moyen de communication électronique n'est pas possible, le syndic peut prévoir que les décisions du syndicat des copropriétaires sont prises au seul moyen du vote par correspondance.

Lorsque le syndic décide de faire application de ces dispositions et que l'assemblée générale des copropriétaires a déjà été convoquée, il en informe les copropriétaires au moins quinze jours avant la tenue de cette assemblée par tout moyen permettant d'établir avec certitude la date de la réception de cette information.

L'ordonnance de novembre 2020 vient préciser les règles pour le vote par correspondances relatif aux assemblées générales de l'automne.

Pour les assemblées générales convoquées à une date comprise entre le 29 octobre 2020 et le 4 décembre 2020, le syndic peut, à tout moment, informer les copropriétaires, par tout moyen permettant d'établir avec certitude la date de la réception de cette information, que les décisions du syndicat des copropriétaires sont prises au seul moyen du vote par correspondance. Dans ce cas, le courrier d'information fixe un nouveau délai de réception par le syndic des formulaires de vote par correspondance, qui ne peut être inférieur à quinze jours à compter de la réception de ce courrier. Un exemplaire du formulaire de vote par correspondance est joint au courrier d'information. Les décisions du syndicat de copropriétaires sont prises au plus tard le 31 janvier 2021.

Quelles sont les règles dérogatoires ?

L'ordonnance du 20 mai 2020 vient déroger à de nombreuses règles applicables, en principe, à savoir :

1° L'assemblée générale des copropriétaires est convoquée sans qu'un lieu de réunion soit déterminé, ni indiqué dans la convocation.

2° La convocation précise que les copropriétaires ne peuvent participer à l'assemblée générale que par visioconférence ou tout autre moyen de communication électronique, sans préjudice de la possibilité de voter par correspondance. Lorsque le recours à la visioconférence ou à tout autre moyen de communication électronique n'est pas possible, la convocation précise que les copropriétaires ne peuvent voter que par correspondance.

3° Le président de séance certifie exacte la feuille de présence et signe, le cas échéant avec le ou les scrutateurs, le procès-verbal des décisions dans les huit jours suivant la tenue de l'assemblée générale.

4° Lorsque les décisions sont prises au seul moyen du vote par correspondance, le président du conseil syndical, ou à défaut, l'un de ses membres, ou en leur absence, l'un des copropriétaires votant désigné par le syndic, assure les missions qui incombent au président de séance.

5° Un mandataire peut recevoir plus de trois délégations de vote si le total des voix dont il dispose lui-même et de celles de ses mandants n'excède pas 15 % des voix du syndicat des copropriétaires.

6° Le syndic peut décider des moyens et supports techniques permettant à l'ensemble des copropriétaires de participer à l'assemblée générale par visioconférence, audioconférence ou tout autre moyen de communication électronique permettant leur identification, la transmission de leur voix, ainsi que la retransmission continue et simultanée des délibérations. Ces moyens et supports techniques sont utilisés jusqu'à ce que l'assemblée générale se prononce sur leur utilisation.